Los archivistas están a cargo del control, la recepción, clasificación, preservación, ordenamiento y difusión de la documentación generada por las dependencias y entidades municipales del Ayuntamiento de Puebla.

Actualmente el Archivo General Municipal de Puebla está interviniendo en la gestión documental de las juntas auxiliares, las cuales no habían sido atendidas en esta importante labor.

Empezaremos por mencionar que en estos momentos el archivo custodia 20 307 cajas en el Archivo de Concentración de los años 1996-2018; y 3 087 volúmenes más 3 piezas documentales, que corresponden a 38 series documentales que datan de 1532 a 2017 en el Archivo Histórico, documentos generados por las diversas dependencias de la administración pública municipal en el ejercicio de sus funciones, mismos que se concentran, conservan y custodian para facilitar el cumplimiento de las obligaciones que la ley señala en materia de Rendición de Cuentas, Transparencia y Archivos.

Existen tres tipos de archivos dentro de la administración pública municipal, los cuales funcionan de acuerdo con las etapas por la que atraviesa un documento, desde que ingresa hasta que se guarda permanentemente.

Éstos son: Trámite, Concentración e Histórico.

Archivo de Trámite: es el archivo que existe en cada dependencia. También se conoce como “de Administrativo” y refleja las atribuciones y funciones, conformando expedientes, los cuales, hasta su conclusión, transfiere al Archivo de Concentración.

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Archivo de Concentración: después de una exhaustiva revisión de expedientes, traslada a sus instalaciones y custodia durante un tiempo determinado dicha información, que, como se mencionó anteriormente, permite a la ciudadanía el acceso a la información y transparencia acerca de las acciones que se llevan a cabo dentro del municipio.

Archivo Histórico: resguarda de manera permanente documentos que son testimonio y evidencia del quehacer del municipio y que quedan como testimonio para la historia, la investigación y la cultura.

El Archivo General Municipal quedó registrado en la Unesco como “Memoria del Mundo de América Latina y el Caribe” desde el mes de octubre de 2015, gracias a las series y colecciones que en él se resguardan.

Cabe destacar que el Archivo General Municipal está abierto al público en un horario de atención de 9:00 a 17:00 horas, para consulta y exposiciones documentales a llevar a cabo únicamente en el Archivo Histórico Municipal.

A la documentación que se resguarda en el Archivo de Concentración sólo tienen acceso los generadores de la información y/o por solicitudes ciudadanas de información a través del portal de Transparencia, esto en cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

Actualmente, por gestión e iniciativa del Sindicato de Trabajadores del Ayuntamiento de Puebla “Lic. Benito Juárez García”, se está interviniendo documentalmente para que las 17 juntas auxiliares posean su propio Archivo de Concentración e Histórico, ya que en algunas de ellas se encontró información que data de 1810, sin perder de vista que el Archivo General Municipal será el ente rector de cada una de ellas.

En la zona sur se trabaja con las juntas de: Ignacio Zaragoza, San Francisco Totimehuacán, Santo Tomás Chautla, San Pedro Zacachimalpa, San Baltazar Tetela, San Baltazar Campeche, Santa María Guadalupe Tecola y San Andrés Azumiatla.

En tanto, la zona norte incluye a: Ignacio Romero Vargas, La Libertad, San Jerónimo Caleras, San Felipe Hueyotlipan, San Pablo Xochimehuacán, San Miguel Canoa, San Sebastián de Aparicio, La Resurrección y Santa María Xonacatec.

El comité responsable de esta importante labor archivística en cada junta auxiliar está conformado por: María Eugenia Gómez Alonso, Olga María Carmona Ortega, José Faustino Nieves Flores, María del Carmen Hernández Palafox, Jaime López Lozada y Luis Javier Cervantes Guevara, los cuales apoyarán con asesorías y acompañamiento del Personal del Archivo de Concentración, hasta tener el control de la documentación generada.

Por otra parte, el comité de valoración secundaria en el Fondo Documental “Gabriel Hinojosa” está conformado por: Adriana Cortés Rolón, Teresa Chávez Olivares, Rocío del Carmen Gómez Hernández, Leticia López Gonzaga, María de Lourdes Martínez Hernández, María Isabel Mendoza Loaiza, María Silvia Meza León, María del Rosario Angélica Sedeño Ochoa, Sara Juana Sepúlveda Vargas, Carlos Cruz Estrada, Dagoberto Baltazar Cruz Méndez, José Faustino Nieves Flores, Gerardo del Sagrado Corazón Palacios Sainz, Jesús Ángel Paredes García y José Germán Rugerio Hernández.

“A nombre de mis compañeros del Archivo Municipal, quiero darle las gracias a nuestro secretario general Gonzalo Juárez Méndez, por las facilidades y el apoyo para que esta ardua labor se lleve a cabo,” señaló María del Carmen Hernández Palafox, delegada sindical.