23 julio 2019
El Popular

La Brecha

La necesidad de la auditoría a los procesos

Por Eduardo GÓMEZ GÓMEZ. / enero . 14, 2019.

En el artículo anterior mencionamos la importancia de 1) asegurarse de comprender, establecer, especificar y validar el producto; 2) hacerlo, y 3) verificar el resultado obtenido con lo planeado.

El manejo de esta verificación parte del reconocimiento de las probables diferencias entre:

1. el producto “esperado”,

2. el producto planeado,

y 3. el producto efectivamente obtenido.

Una vez que se ha confirmado que no hay diferencias entre el producto esperado y el planeado, entonces puede haber certeza en que el levantamiento del requerimiento fue adecuado.

Eso es crucial, pues entonces hay certeza de que se está trabajando para satisfacer una necesidad real, y que ese trabajo será empleado positivamente.

Pese a ello, sí puede darse el caso de que haya diferencias entre a) el producto planeado y b) el producto esperado.

En este caso, las diferencias obedecen:

a) a falta de comprensión de lo que se necesita,

b) a falta de comprensión del proceso necesario para hacerlo,

c) a fallas en la ejecución del proceso, o

d) a fallas en el manejo del proceso.

Las deficiencias en el aseguramiento de que las personas que van a realizar el producto comprendan las especificaciones, si bien aparece como un proceso operativo, derivan de falta de claridad de rumbo y, por tanto, de los responsables de la dirección de la organización. Es posible que una persona no esté en la disposición de comprender un requerimiento, pero eso es algo que se debe detectar, identificar y manejar con oportunidad para evitar afectar la producción. El no hacerlo muestra deficiencias en la capacidad de la dirección para asegurar la entrega de los productos o servicios de conformidad a lo especificado y esperado.

En caso de que se detecte que uno de los colaboradores no esté progresando en producir conforme a la especificación, es necesario entonces evaluar el proceso con detenimiento, asegurándose de identificar los momentos, fases o puntos en los que se presentan las desviaciones en relación con lo que se requiere entregar de acuerdo con la especificación.

El fenómeno refleja que la persona es la que no está haciendo el trabajo conforme a lo que se requiere. Y eso está ocurriendo, pese a ello lo que se necesita manejar son las causas, y una persona que no está haciendo lo que se necesita es, en primera instancia, un efecto.

En tal sentido, es necesario evaluar primero la precisión del proceso, el carácter necesario y específico del mismo, para poder manejar con efectividad las deficiencias en ejecución.

Como es previsible, hay una secuencia para el control y evaluación de la producción de un producto o servicio, el cual se refleja en el siguiente orden:

1. El producto, conforme a especificación y levantamiento de requerimiento;

2. El proceso, conforme a una perspectiva de la gestión del mismo (cómo se planea, cómo se realiza, cómo se verifica y cómo se analiza y mejora); y

3. El responsable o responsables de la ejecución de los procesos.

Tal vez, tú hayas observado que la secuencia es distinta, que cuando algo no va bien, “primero” se empieza amenazando, castigando o despidiendo al o a los responsables, y también habrás podido observar el efecto que ello genera en las empresas que lo hacen. Sí es posible que eventualmente cuando se parte de ir directamente sobre las personas o empleados como primera acción se corrijan las desviaciones o diferencias, pero esto es muy esporádico. En cambio, una falla en el diagnóstico que haga esto en primera instancia mantendrá en el tiempo las causas de la deficiencia de manera reiterada y sólo gracias a personas con alta disposición para resolver la condición y con una perspectiva de liderazgo superior al de la dirección de la organización, ¿te hace sentido?

eduardo.gomez@cleverspot.com.mx

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